Retrospektív digitális feldolgozás

Az irattárban évek alatt felhalmozódó papír alapú dokumentumok elektronikus kezelése gyors, megbízható és költséghatékony megoldás cége mindennapos ügyviteli problémáira.

A százezres, sőt milliós nagyságrendű lap, illetve dokumentum feldolgozása általában egyszer előforduló esemény egy cég, intézmény életében. Amikor döntés születik arról, hogy egy vállalatnál átszervezik az addig csak papír alapon működő folyamatokat, az elektronikus dokumentumkezelést támogató szoftver és a jellemzően az iktatási pontokon elhelyezett dokumentumszkennerek segítségével már a rendszer elindulásától kezdve házon belül megoldhatóvá válik a naponta képződő új papír alapú dokumentum (pl. bejövő posta) rendszerbe importálása.

Hogyan kerülhető el a párhuzamos iratkezelés?

Gyakran felmerülő kérdés ilyenkor, hogyan oldható meg a párhuzamos iratkezelés elkerülése, vagyis a „jelen” dokumentumainak elektronikusan, míg a „múlt” dokumentumainak papír alapon történő kezelését miként lehet optimalizálni.
E probléma elsősorban az irattárban őrzött dokumentumok nem passzív, tehát gyakran visszakeresett (operatív) részét érintik. A feladat (más néven az ősfeltöltés) mérete a dokumentumok számától és a „hozzányúlás” gyakoriságától függ. Ezt a mutatót az időben visszafelé történő haladás mértéke is befolyásolja (példaként: legtöbb esetben egy dokumentumot többször keresünk a létrejöttétől számított első egy-két évben, mint a 7-8. évben).

Meddig gazdaságos házon belül megoldani?

Ha az ősfeltöltésben érintett dokumentumok száma már százezres, milliós nagyságrendű, nem érdemes házon belül kialakítani a megfelelő infrastruktúrát, mivel a szükséges professzionális eszközpark a projekt végére általában nem amortizálódik, így kihasználatlanul marad, nem beszélve a szükséges jelentős humánerőforrás-költségről. (Gyakorlat, hogy házon belül ideiglenesen felszabadítanak a feladat elvégzésére olyan munkatársakat, akik képzettsége messze túlmutat a digitalizálási feladaton, ez az ideiglenes megbízatás azonban a minőségi és mennyiségi munkavégzés rovására megy.)
A Converta Archiváló és Dokumentum Feldolgozó Kft. szolgáltatása az ilyen esetekben tud költséghatékony megoldást biztosítani ügyfelei számára.