Közhiteles e-másolatok készítése

A magyarországi jogszabályi környezet lehetővé teszi, hogy a hiteles elektronikus másolat kiváltsa a papír alapú dokumentum joghatályát.

A hiteles elektronikus másolat készítését és a hiteles elektronikus dokumentumok tárolását a következő két jogszabály határozza meg:

    • 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet a papír alapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolatkészítésének szabályairól,
    • 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet a digitális archiválás szabályairól.

A 13/2005 IHM rendelet (konverziós rendelet) alapján a megvalósításhoz egy IT biztonság szempontjából zárt rendszerre van szükség, amelynek segítségével a papír alapú dokumentummal egyenértékű elektronikus másolatot lehet készíteni számviteli bizonylatok, bizonyító erejű magánokiratok és közokiratok esetén. A közhiteles másolatkészítéshez PKI technológiát kell alkalmazni, vagyis a szkennelt dokumentumokat legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással, illetve egy minősített időbélyeg-szolgáltatótól származó időbélyegzővel kell ellátni.

A 114/2007. GKM rendelet (archiválási rendelet) pedig kijelöli a feltételeit az elektronikus dokumentumok hiteles – joghatályt megőrző – tárolásának.
A rendeletek szerint tehát sem magát a hiteles másolatkészítést, sem az e-dokumentumok tárolását nem lehet könnyen, bármilyen ad-hoc módon összeállított eszközparkkal megvalósítani. A jogalkotó előírása alapján komoly IT biztonságot és szervezettséget igénylő környezet kialakítása feltétel az érdemi munka megkezdéséhez. A Converta Archiváló és Dokumentum Feldolgozó Kft. biztosítani tudja ügyfelei számára a hiteles másolatkészítés lehetőségét.

Mikor éri meg hiteles e-másolatot készíteni egy dokumentumról?

A választ leginkább gazdaságossági oldalról érdemes megközelíteni. A lehetséges válaszok:

Amennyiben egy cégnél vagy intézménynél a munkafolyamatok teljesen papír alapúak és nem is tervezik a közeljövőben az átállást elektronikus dokumentumkezelésre, úgy csak egy cél fogalmazható meg, amely a hiteles e-másolat készítését indokolja, mégpedig az irattárolás költségének csökkentése. Ilyen esetben akkor lehet gazdaságilag megtérülő projektről beszélni, ha a papír alapú dokumentumok tárolási kötelezettsége legalább középtávú, illetve ha passzív állomány tárolását kell megoldani. A passzív iratanyagokban jellemzően nem kell keresni, csupán a tárolásukat kell biztosítani.

Ha egy vállalkozás elektronikus dokumentumkezelést használ – az esetek túlnyomó többségében – a folyamatai között jelen van a szkennelés. A szkennelés költségét ellensúlyozza a segítségével átláthatóvá váló üzleti, pénzügyi, valamint a gyorssá és eredményessé váló dokumentumkeresési folyamatok.

A megtérülés vizsgálatakor mindenképp figyelembe kell venni, hogy a szkennelés költségén kívül „már csak” a PKI technológia használata miatt rakódik többletteher (időbélyeg tranzakciós díja) a hiteles e-másolatokra. Napjainkban az időbélyeg szolgáltatás díja már elfogadható szinten mozog, ezért kijelenthető, hogy a hiteles másolatkészítés során megjelenő többletköltség mértéke olyan kicsi, hogy bőven összevethető az irattárazáson megtakarítható költséggel.