Dokumentumkezelési tanácsadás

A dokumentumkezelés stratégiájának szolgálnia kell a vállalat gazdasági céljait, támogatnia kell az üzletmenetet.

Amennyiben egy gazdasági szervezet a dokumentumaira, mint szervezeti erőforrásra tekint, úgy szükséges a saját dokumentumaival kapcsolatos folyamatok – nem ad-hoc módon történő – tervezése, szervezése, irányítása. Munkatársaink segítséget kívánnak nyújtani a dokumentumkezelés klasszikus tanácsadási feladatainak elvégzésében, ideértve legfőképp az alábbi területeket:

    • Meglévő dokumentumkezelési folyamatok felmérése, elemzése
    • Dokumentumkezelési stratégiaalkotás
    • Szakértői támogatás a dokumentumkezelési folyamatok optimalizálásához
    • E-dokumentumok használatának elősegítése (PKI)
    • Tanácsadás dokumentum-menedzsment rendszer kiválasztásához
    • Felhő alapú megoldások bemutatása

A dokumentumkezelés stratégiájának szolgálnia kell a vállalat gazdasági céljait, támogatnia kell az üzletmenetet. Mai felgyorsult világunkban egyre több vállalat az alkalmazott technológia segítségével ér el versenyelőnyt a piacon. A siker kulcsai közé tartoznak:

    • A gyors reakciókészség,
    • Csoportmunkából fakadó szinergia kihasználása
    • A professzionális megjelenés
    • Az ötletek hatékony megvalósítása bárhonnan
    • A vállalati tudásbázishoz történő hozzáférés bárhonnan
    • A technológiát IT-szakértelemmel alkalmazni
    • A lehető legjobban kihasználni a befektetett erőforrást

Fontos, hogy a cégén belüli szolgáltatások azonnal, könnyen együttműködjenek egymással, hogy munkatársaival és partnereivel vagy ügyfeleivel is hatékony legyen az együttműködés.

A „hozzáférés bárhonnan” nagyon fontos, mert hozzá kell férnie leveleihez, vállalati tartalmaihoz és az üzleti funkciókhoz a különböző eszközökön, amelyeket használ. Akkor is biztonságosan el kell érnie tartalmait és üzleti eszközeit a munkája érdekében, ha számítógépe nincs Önnel. Ez különösen akkor fontos, ha ügyfélkérésekkel foglalkozik, mert azonnali reagálásra van szükség a legjobb szolgáltatás nyújtása érdekében.
Olyan technológiákat kell alkalmazni, amelyek időt takarítanak meg a hatékonyabb munkavégzés lehetőségével, professzionális támogatási igény nélkül. Olyan üzleti eszközökre, amelyek együttműködve segítenek a levelezésben, dokumentumok létrehozásában, megosztásában, projektek kezelésében és ügyféltárgyalások lebonyolításában. Ráadásul jó dolog ellenőrizni a hozzáférést az érzékeny dokumentumokhoz anélkül, hogy ehhez biztonsági szakembernek kellene lennie.

Minden forint számít. A legjobb ár/érték arányt biztosító technológiák segítik leginkább a vállalkozás növekedését. Azonban olyan technológiákba kell befektetnie, amelyek a lehető legalacsonyabb összköltséget (TCO) eredményezik, ugyanakkor a legnagyobb megtérülést jelentik a végfelhasználói hatékonyságban.

Elérendő cél, hogy a havi IT-költségek előre becsülhetők és könnyen növelhetők/csökkenthetők legyenek igény szerint. Ráadásul mára megvalósíthatóvá vált, hogy nem kell IT-karbantartási költségeket fizetni a kiszolgálók kezelése miatt. Érdemes egyszerűsíteni a licenszelést, és olyat alkalmazni, amely támogatja a biztonságos mobileszköz használatot a munka során. A Microsoft Office 365 felhő alapú szolgáltatása hozzáférést biztosít olyan Office alkalmazásokhoz, amelyek táblagépekre és okos telefonokra lettek optimalizálva. A Windows táblagépekre készült Outlook például érintésvezérelt, és megkönnyíti a kapcsolattartást, a levelek megírását és kezelését útközben. A Windows Phone készülékekre, illetve iOS és Android operációs rendszerekre optimalizált Lync és OneNote funkciógazdag környezetet biztosít a mobiltelefonokon.