Minőség-ellenőrzés

A digitalizálás folyamata során egyrészt az elkészült képek minőségére, másrészt a visszakereshetőséget biztosító adatok pontosságára is figyelni kell.

Az olvasható képek előállításának oroszlánrészét jó hatásfokkal a profi archiválószkennerek elvégzik, de mindenképp szükség van az emberi kontrollra is. Az általunk digitalizált dokumentumok olvashatósága minden esetben operátor által is ellenőrizve vannak! Az adatrögzítés ellenőrzése is többszintű, OCR használata esetén a karakterfelismerő algoritmus csak többszöri – túlbiztosított – ellenőrzés után jelez 100%-os találati pontosságot, amennyiben bizonytalan vagy nem ismerte fel a karaktereket, jelzi az operátor közreműködésének szükségességét.

Kontrolladatbázis

Az OCR motor hatékonyságát jelentősen lehet növelni különböző külső – kontroll – adatbázissal (pl. ügyféladatbázis, lakcímnyilvántartás), amelyek egyrészt segítik a felismerési pontosságot, másrészt automatizált adatellenőrzést tesznek lehetővé.

Ha OCR használata szakmailag nem indokolt, kézi adatrögzítés történik. Ilyen esetekben is nagyon hasznos a kontrolladatbázis használata, mivel az operátor az adatbázist egyrészt arra használja, hogy a visszakeresési adatokat onnan emeli a képekhez – ezáltal csökkentve annak a lehetőségét, hogy elgépel valamint -, másrészt az ügyféltől kapott adatbázist összeolvassa a dokumentumon lévő adatokkal. Ilyenkor kiderülhet az adatbázisban található és a dokumentumban olvasható adatok közötti eltérés, amelynek kezelése szigorú – Megrendelő utasításai alapján készített – protokollok szerint történik.

Ismételt ellenőrzés

A minőség-ellenőrzés következő állomása, hogy a kész exportállomány szúrópróbaszerű ellenőrzés alá kerül. Az elkészült digitalizált állományok és a hozzájuk tartozó indexadatok – statisztikailag indokolt – része kerül ismételten emberi ellenőrzés alá.