Konzultáció

Új projekt esetén az első lépés, hogy munkatársaink felmérik a feldolgozandó dokumentumállományt.

A felmérés eredménye, illetve a Megrendelő által megfogalmazott igények alapján készült javaslat bemutatja, hogy miként érdemes a digitalizálást megvalósítani, az elektronikussá konvertált dokumentumokat tárolni, visszakeresni. (A konzultáció mindenkor – tehát nem csak nagy mennyiségű feldolgozás esetén – része és feltétele az ajánlatadásnak.)

Messzemenőkig figyelembe vesszük a Megrendelő – a digitalizálandó dokumentumokkal összefüggő – üzleti folyamatait, illetve informatikai infrastruktúráját, hogy minél költséghatékonyabb megoldásra tehessünk javaslatot. Mindkét fél számára előnyös, hogy pontosan tisztában legyen a feladat nagyságával és komplexitásával, ezért vannak esetek, amikor elengedhetetlen egy pilot lefuttatása, mikor is üzemi körülmények között – digitalizálóüzemünkben – mintafeldolgozás készül.

A pilot lefuttatását a következők indokolhatják:

    • anyagminőségben és korban változó papírállomány,
    • változó méretű papírok (A5-A0) jelenléte az állományban,
    • komplex – sok kereséssel járó – adatrögzítési feladat,
    • jelentős és változó a nem lapbehúzós technológiával szkennelhető dokumentumok aránya,
    • gyakori az állományban a sérült dokumentumok aránya,
    • a feladat része a digitalizálás előtt történő adattisztítás (redundáns elemek eltávolítása).

Miután az elvégzendő feladat mindkét fél számára egyértelmű és az esetleges pilot is lezárult, elkészül az ajánlat, amely rögzíti a feldolgozás előtti állapotokat, illetve az elvárt végeredményt, vagyis:

    • a digitalizálandó dokumentumok jellegét (szerződések, számlák… stb.),
    • csomagolási, tárolási körülményeket (dosszié, irattári doboz… stb.),
    • a dokumentumok szállíthatósági feltételrendszerét,
    • az Ajánlatkérő által elvárt képfájl formátumát, valamint a visszakeresési adatokat és azok elvárt formátumát,
    • struktúráját (PDF, TIF,… TXT, XML… stb.),
    • a papírok szkennelést követő végcélját (megsemmisítés, hosszú távú archiválás… stb.),
    • a vállalási határidőt,
    • a vállalkozói díjat,
    • a feladat elvégzésének helyszínét (alapesetben a feldolgozóüzemünk),
    • komplex, nagy mennyiségű dokumentumszám esetén a Megbízó által biztosított szakmai támogatás mértékét (szakértő személy biztosítása, aki a Megbízó dokumentumait és az elvárt elektronikus állomány felhasználhatóságát jól ismeri, ezáltal aktív tudásával segíti mindkét felet a projekt elindulásakor).