Indexelés-validálás

Az indexelés-validálás során az operátor összeveti a szoftver által felismert szöveget a szkennelt képen látottakkal.

Ha a digitalizálási folyamat részeként OCR (optikai karakterfelismerés) felismerés is történik, úgy az indexelés – validálás során az operátor az egyes dokumentumok szkennelt képeit és az OCR eredményt együtt látja a képernyőjén. Amennyiben a látott szöveg eltér az OCR motor által felismertektől, az operátor javítja a hibát.

Az operátor feladatai

Azokban az esetekben, amikor nem fut le OCR a háttérben, a kézi adatrögzítés során az operátor gépeli be a visszakeresést biztosító adatokat. Ideális esetben rendelkezésre áll az ügyféltől kapott kontrolladatbázis, ilyenkor az operátor felügyelete mellett történik az adatok hozzárendelése a szkennelt képhez. Ha a képen látott (vagy az OCR által kinyert) törzsadat nem egyezik meg az adatbázisadattal, az operátor megjelöli az eltérést.

A kontrolladatbázis javítása csak abban az esetben történik meg, ha a Megrendelő határozottan azt kéri.
Ha az adatok egyértelmű dokumentumhoz rendelése valamilyen okból lehetetlen, az adott dokumentum egy várakozólistára kerül felülvizsgálatra. Amennyiben az operátor olvashatatlan oldalt lát, úgy a dokumentumot az előzőhöz hasonlóan hibaágra küldi, hiszen a hibás oldal(ak) újra szkenneléséről gondoskodni kell.

Ha a dokumentum minden oldala olvasható, illetve az indexadatok egyeznek a dokumentumon olvashatókkal, úgy végleges állományba helyezi azt, és megkezdi a következő dokumentum indexelését – validálását.

Az operátor egyszerre csak egy dokumentumtípussal dolgozik!

Az indexmezők tartalmát minden esetben a Megrendelő határozza meg.

A vonalkód előnyei

Ha a szkennelendő iratok, dokumentumok vonalkóddal vannak ellátva, a digitalizálás költséghatékonyabban, illetve nagyobb adatbiztonsággal hajtható végre. A vonalkódok használata azért biztonságos, mert vagy olvashatóak, vagy nem, de „melléolvasni” nem lehet. Ha a szkennelésre váró dokumentumok vonalkódjához hozzá van rendelve a későbbi visszakeresést biztosító adatbázis, akkor automatizálható – és ezzel együtt olcsóbbá tehető – az indexelés.